PMO Officer voor tijdelijke opdracht - Hoboken

X zoekt een PMO Officer. Het PMO speelt een sleutelrol in het coördineren van het omzetten van de projectomvang naar uitvoering. Door nauw samen te werken met de Senior Project Manager en de operationele teams, ontwikkelt en onderhoudt het PMO het geïntegreerde projectplan en stimuleert actief de opvolging van werkstromen, mijlpalen, acties, risico's, afhankelijkheden, beslissingen en budget.

Dit is geen bureau- of puur administratieve PMO-rol. Het vraagt iemand die comfortabel werkt dichtbij de operatie, de voortgang durft uit te dagen, stakeholders weet te verbinden, knelpunten signaleert en acties vooruit helpt. Het PMO is eigenaar van de coördinatie en projectopvolging, terwijl de verantwoordelijkheid voor operationele uitvoering bij de lijnorganisatie blijft.

Functie-informatie:

Projectplanning en opvolging

• Vertaal de MAG41-sanering en de doelstellingen voor de magazijntransformatie naar een geïntegreerd projectplan dat omvang, werkstromen, opleveringen, mijlpalen, eigenaren, middelen, afhankelijkheden en beslissingspunten omvat.
• Consolideer de overdracht van de initiële crash-actie fase in het geïntegreerde projectplan, inclusief lopende interventies, activiteiten van aannemers, technische bevindingen, kosten, risico's, beslissingen en openstaande acties.
• Beheer de masterplanning en zorg voor afstemming tussen technische werkzaamheden, veiligheidsmaatregelen, operationele beperkingen, materiaalverplaatsingen en andere projectwerkstromen.
• Volg de acties en opleveringen van interne stakeholders, engineeringpartners, aannemers en tijdelijke ondersteuners.
• Volg de voortgang over de werkstromen heen en coördineer met de betrokken mensen.
• Houd een gestructureerd overzicht bij van acties, beslissingen, risico's en openstaande kwesties, en escaleren indien nodig.
• Bereid projecten en stuurdocumentatie voor en documenteer deze vergaderingen: agenda, presentaties, notulen en actiepunten.

Budget en rapportage

• Het projectbudget, verplichtingen, werkelijke kosten, prognoses en WBS-opvolging bijhouden, inclusief externe aannemers en tijdelijke ondersteuning, in samenwerking met P&T Controlling.
• Projectrapportages opstellen en bijhouden die voortgang, mijlpalen, budget, risico's, problemen, beslissingen, afhankelijkheden en operationele impact omvatten. Neem prestatie-indicatoren van het magazijn alleen op als ze relevant zijn voor het beoordelen van de projectimpact of operationele continuïteit.
• Kwaliteitscontroles uitvoeren op projectdocumentatie en rapporten.

Stakeholdermanagement en communicatie

• Fungeren als het centrale coördinatiepunt voor projectinformatie tussen de Senior Project Manager, projectwerkstromen, magazijnvertegenwoordigers, technische afdelingen, EHS, controlling, inkoop en externe partners.
• Geconsolideerde rapportages en beslissingsondersteunend materiaal voorbereiden voor de Senior Project Manager en Stuurgroep.
• Een duidelijke communicatie opzetten en volgen

Functie-eisen:

• Bachelor- of masterdiploma in logistiek, supply chain, bedrijfskunde of engineering, of gelijkwaardig door ervaring. 
• Certificering in projectmanagement (bijv. PMP, PRINCE2, IPMA) is een plus. 
• Kennis van Lean of Six Sigma is een plus.
• Minimaal 5 jaar ervaring als PMO Officer of projectcoördinator.
• Aantoonbare ervaring met magazijn-, logistiek- of supply chain-projecten, zoals magazijnreorganisatie, capaciteitsverbetering of het live gaan van een systeem.
• Ervaring in een industriële projectorganisatie (productie, chemicaliën, metalen of vergelijkbaar).
• Ervaring met budgetbewaking en kostenregistratie op projectniveau.
• Ervaring met rapportages en KPI-dashboards.
• Uitstekende kennis van MS Office, vooral Excel en PowerPoint; vertrouwd met MS Planner of andere projectmanagementtools.
• Kennis van SAP (WM, IM, MM) is een groot pluspunt.
• Praktische projectmentaliteit: comfortabel met het coördineren van activiteiten op de werkvloer en het voorbereiden van project- en Stuurgroeprapportages.
• Allround projectcoördinator die kan schakelen tussen gedetailleerde opvolging, stakeholdercoördinatie, interactie met aannemers, rapportage en escalatie.
• In staat duidelijke grenzen te bewaren tussen projectcoördinatie en operationele lijnverantwoordelijkheid.
• Kan effectief werken onder leiding van een parttime Senior Project Manager en proactief zaken voorbereiden voor besluitvorming of escalatie.
• Rustig en gestructureerd onder druk; kan orde scheppen in een situatie met beperkte capaciteit.
• Sterke organisatorische, plannings- en timemanagementvaardigheden.
• Sterke coördinatie- en stakeholdermanagementvaardigheden, van operators tot management.
• Sterke analytische en probleemoplossende vaardigheden; kan anomalieën in gegevens opmerken en escaleren.
• Kan meerdere taken tegelijk uitvoeren met beperkte supervisie.
• Snelle leerling en zelfstarter.