De kern van jouw verantwoordelijkheden omvat:
Je verwerkt bestellingen en contracten. Op basis van de informatie van de aankoper maak je bestelbonnen en aankoopcontracten op. Je controleert de gegevens en registreert de juiste projectcodes en kosten in ons ERP-systeem.
Je volgt afspraken zorgvuldig op. Na interne goedkeuring verstuur je bestellingen en contracten naar leveranciers en onderaannemers. Je volgt orderbevestigingen en ondertekende contracten op en meldt afwijkingen aan de aankoper.
Je houdt aankoopdossiers op orde. Je bewaart documenten volgens een duidelijke structuur, vraagt ontbrekende informatie op en zorgt dat aankopers, projectleiding en boekhouding over de actuele documenten beschikken.
Je bewaakt de administratieve planning. Je actualiseert de aankoopplanning, bereidt dossiers voor overleg voor en volgt de verwerking van goedgekeurde beslissingen op.
Je verzorgt de leveranciersadministratie. Je houdt leveranciersgegevens actueel, vraagt de nodige documenten en attesten op en volgt hun geldigheid op. Ook administratieve vragen van leveranciers en onderaannemers komen bij jou terecht.
Je zorgt voor overzicht. Je houdt openstaande bestellingen, ontbrekende contracten en lopende goedkeuringen bij. Je verzamelt gegevens voor de aankooprapportering en denkt mee over hoe onze administratie beter kan.
Je werkt nauw samen met de aankopers, die de leverancierskeuze, onderhandelingen en commerciële beslissingen voor hun rekening nemen. Jij zorgt ervoor dat de administratieve verwerking en opvolging vlot verlopen.
Wat zoeken we in jou?
Je werkt nauwkeurig en gestructureerd. Je hebt oog voor detail en houdt dossiers graag volledig en overzichtelijk.
Je kan zelfstandig werken, prioriteiten stellen en deadlines bewaken.
Je communiceert vlot en professioneel met collega’s, leveranciers en onderaannemers.
Je ondersteunt verschillende collega’s, ziet waar werk ligt en draagt actief bij aan een aangename werksfeer.
Je hebt een goede kennis van Excel en vindt vlot je weg in administratieve systemen. Ervaring met een ERP-systeem zoals 4PS is een pluspunt.
Je hebt affiniteit met aankoopprocessen en de bouwsector.
Je gaat discreet om met prijsafspraken, contracten en commerciële en financiële informatie.
