Office Management | Deinze

Voor onze klant, gelegen in Deinze, gaan we op zoek naar een freelance Office Manager. We starten graag zo snel mogelijk op, we willen graag een lange termijn invulling van 2 dagen per week, met zeker aanwezigheid op woensdag en een vrij te kiezen dag. Werktijden: 8u30-16u30

Takenpakket:

• Beantwoorden en standaardiseren van info-aanvragen en reservatie-mails (ook te implementeren en optimaliseren: bv. Outlook sjablonen, opmaken standaardantwoorden / AI-assistentie)
• Beheer en optimalisatie van OneDrive-mapstructuur, algemene documentatie
• Opmaak bestelbonnen, leverbonnen en routelijsten voor B2B levertours
• Ontbrekende documenten aankoop en ticketjes opladen YUKI
• Facturatie-voorbereiding (Onfact), opvolging betalingen (CodaBox)
• Telefoonafhandeling, mailboxbeheer, klantcommunicatie in vlot commercieel Nederlands
• Eenvoudige social-media updates (Canva, plannen via Meta Business)
• Ondersteuning bij HR-administratie van chauffeurs (onboarding, presentaties).

Belangrijk:

• Directe, open en efficiënte communicatie, proactief signaleren van knelpunten
• Stress- en prioriteitsmanagement: meerdere lopende dossiers met korte reactietijd
• Vlotte commerciële pen en telefonische skills in Nederlands
• Zelfstandig werken binnen bestaande checklists/draaiboeken, maar ook procesverbeteringen aanbrengen
• Basiskennis MS 365 (Outlook, OneDrive), vertrouwd met eenvoudige grafische tools (Canva).
• Bereidheid om te leren en mee te denken over AI-toepassingen en digitalisering
• Bedrijfscultuur: informeel, snel schakelend, familiale sfeer, "hands-on"
• Comfortabel met seizoenspieken en wisselende werkdruk
• Affiniteit hebben met food/beleving (ijs-business) 
• Affiniteit hebben met logistiek
• Organisator met "drive" die loyaal is