Administratieve Ondersteuning | Back Office | Veurne

Wij zoeken voor onze klant, gelegen in Veurne, een snelle invulling om tijdelijk te ondersteunen, in afwachting van een nieuwe vaste collega. Dit is een administratieve coördinerende rol in een back office functie. We ambiëren een voltijdse invulling, een 4/5 is ook haalbaar.  

Takenpakket:

• Je fungeert als rechterhand van de werfleiders en business unit manager.
• Je ondersteunt het team in de dagelijkse organisatie en zorgt ervoor dat de administratieve processen vlot en efficiënt verlopen.
• Je bewaakt de volledige administratieve flow van offerte tot facturatie.
• Je werkt nauw samen met de administratieve back office collega van een andere divisie.
• Samen zorgen jullie voor een duidelijke taakverdeling en goede afstemming binnen de dienst, en staan jullie in voor elkaars vervanging bij afwezigheid zodat de continuïteit gegarandeerd blijft.
• Je ondersteunt bij het voorbereiden en opmaken van offertes voor de deze dienst. Je maakt calculaties (materiaal, uren, machines, marges) en ondersteunt de nacalculaties.
• Je beheert klantendossiers en staat in voor de administratieve verwerking van contracten.
• In samenspraak met de werfleiders stel je de jaarlijkse, maandelijkse, wekelijks en dagelijkse planning op voor de groenteams. Je plant medewerkers in rekening houdend met competenties en beschikbaarheid en stemt continu af bij wijzigingen (weer, ziekte, prioriteiten). 
• Je coördineert materiaal en machines per werf en communiceert de planning helder naar de werfleiders/teams (in opdracht van de werfleiding of informatie uit de offerte).
• Je volgt werkuren en prestaties van de teams op in functie van de facturatie.
• Je staat samen met de collega’s in voor de facturatie van de diverse diensten en controleert uitgevoerde werken ten opzichte van offertes en contracten.
• Je maakt en actualiseert logboeken, verwerkt werkbonnen en dagrapporten en volgt de administratieve voortgang van de werven nauwgezet op. Je bewaakt het vooropgestelde budget en timing en zorgt voor een correcte registratie.
• Je bent één van de aanspreekpunten voor klanten binnen de dienst voor lopende dossiers. Je beantwoordt vragen met betrekking tot de uitvoering, zoals planning en eventuele wijzigingen, en plant waar nodig afspraken in. Je informeert klanten proactief over de voortgang van hun dossier.
• Je vraagt prijsoffertes op, bestelt materialen en verbruiksgoederen voor de dienst en volgt leveringen op. Je verzorgt de administratieve opvolging hiervan.
• Je ondersteunt de administratieve opvolging van veiligheids- en kwaliteitsdocumenten en zorgt dat deze correct en up-to-date zijn.
• Je werkt met ERP- en planningssystemen, houdt databanken up-to-date en ondersteunt in het automatiseren van processen en rapportering.

Belangrijk:

• Je hebt een sterke werkethiek, je werkt geconcentreerd, efficiënt en aan een goed tempo, zonder in te boeten op kwaliteit. 
• Je neemt eigenaarschap over je taken en zorgt ervoor dat zaken kwalitatief afgewerkt zijn.
• Je bent sterk in plannen en organiseren en behoudt het overzicht in een dynamische context.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en hebt inzicht in cijfers en calculaties.
• Je bent communicatief vaardig en werkt vlot samen met verschillende stakeholders.
• Je bent proactief, hands-on en oplossingsgericht.
• Je hebt een goede kennis van IT-tools (Excel, ERP, planningssoftware) en affiniteit met digitalisering.