Voor onze klant gaan wij op zoek naar een Management Assistant. Je komt terecht in een hoogstaande omgeving, een mooie opdracht met een gevarieerd takenpakket voor 2 volle dagen per week. Een tijdelijk project tot minimum na het bouwverlof, met een grote kans op verlenging.
Je komt terecht in een fantastisch kantoor in het Brugse waar je echt deel zal uitmaken van het team.
Takenpakket:
a. Dossierbeheer klanten
- Creatie nieuwe klantendossiers
- Controleren van projecturen & export naar Excel voor nacalculatie
- Opvragen offertes bij aannemers, veiligheidscoördinatoren etc.
b. Facturatie & boekhoudkundig overzicht
- Bijhouden van facturatiemijlpalen en overzichten
- Opzetten van tijdelijk Excel-overzicht voor projectfacturatie
- Zorgen voor tijdige aanlevering van inkomende ontbrekende facturen en onkostennota's
c. Post, mailbox & communicatie
- Beheren en klasseren van e-mail en post
- Filteren en doorsturen van mails volgens relevantie naar betreffende collega's
- Telefonische onthaalfunctie (Nederlands) en basis front office (weinig bezoekers)
d. Dossierbeheer & scannen
- Scannen en structureren van papieren contracten, verzekeringsattesten, verslagen (veiligheidscoördinator, EPB-verslaggever)
- Bijhouden van mappenstructuur op lokale server
e. Verzekeringen & wettelijke verplichtingen
- Gebruik van MyProtect-platform: aanvragen en opvolgen van attesten van aannemers
- Aangifte en opvolgen honoraria bij verzekeringsmaatschappij per project
f. Overige administratieve ondersteuning
- Opstellen, bijhouden en verbeteren van standaardmails en templates
- Afstemmen met SD Worx voor personeelsadministratie
- Overdracht naar eventueel nieuwe vaste kracht voorbereiden: draaiboeken opmaken van dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse taken
Belangrijk:
- Kennis van Buildhive = pluspunt (bereidheid zich erin te verdiepen = must)
- Kennis van Archisoft/Bouwsoft = pluspunt
- Vlotte kennis Excel = must
- Beschikbaarheid: 2 volledige dagen per week (op maandag en woensdag), flexibel in aanvangsuur (tussen 8u en 9u)
Verwachtingen:
- Vertrouwelijkheid en integriteit bij omgang met klantgegevens en interne dossiers
- Proactief en goed georganiseerd zijn, zelfstandig werken en verbeterpunten aangeven
- Gestructureerd werken, efficiënte structuur aanbrengen
- Goede telefonische vaardigheden en sterke schrijfvaardigheid hebben
- Leergierigheid in nieuwe softwaresystemen
- Professioneel, no-nonsense, toegankelijk én respectvol zijn
