Freelance Management Assistant

Voor 1 van onze klanten te Waregem zijn wij op zoek naar een tijdelijke management assistant vanaf eind april tem eind augustus. 

OVER DE OPDRACHT

Management Assistant die tijdelijk ondersteuning biedt aan het management binnen een internationale groep. Je werkt nauw samen met de CEO’s en General Managers, en fungeert als een organisatorische en administratieve kracht binnen meerdere divisies.

Dit is een veelzijdige en sterk coördinerende rol, waarin discretie, betrouwbaarheid en flexibiliteit essentieel zijn. Ideaal voor iemand die snel schakelt, vooruitdenkt en rust bewaart in een dynamische omgeving. 

JOUW VERANTWOORDELIJKHEDEN

• Agenda- & planningsbeheer
  Je staat in voor het beheer van de agenda’s en zorgt voor een efficiënte en overzichtelijke dag- en weekplanning. Wijzigingen en last-minute aanpassingen schrikken je niet af: je weet snel te schakelen en legt de puzzel telkens opnieuw op een doordachte manier. Je denkt kritisch en proactief mee en bewaakt de agenda’s volgens prioriteiten en urgenties.
• Ondersteuning directie & management
  Je biedt inhoudelijke en administratieve ondersteuning aan directie en management. Denk hierbij aan notuleren van verslagen voor de Raad van Bestuur, de verschillende directiecomités en het reviseren van managementvergaderingen.
• Rapportering & opvolging
  Je ondersteunt bij wekelijkse en maandelijkse rapporteringen. Hierbij maak je onder meer gebruik van tools zoals Power BI en zorg je ervoor dat de nodige informatie tijdig en correct beschikbaar is.
• Travel
  Je staat in nauw contact met het reisbureau om vluchten/hotels/transport te boeken. Je boekt vluchten zo efficiënt mogelijk in overeenstemming met de agenda’s met zo weinig mogelijk tijdverlies.
• Logistieke organisatie (BE & buitenland)
  Je organiseert vergaderingen / events van A tot Z en zorgt voor een vlotte logistieke omkadering en communicatie. Je waakt hierbij over efficiëntie, comfort en timing. Denk hierbij ook aan het voorzien van catering of het boeken van restaurants.
• Overige taken
  Tot slot neem je ook diverse ondersteunende taken op

WIE ZOEKEN WE

• Je kan terugblikken op relevante ervaring als Management Assistant en beschikt over een masterdiploma (of gelijkwaardig door ervaring), waardoor je snel verbanden legt en situaties correct inschat. Je bent uitermate sterk in multitasking, werkt nauwkeuring, weet vlot te plannen en kan moeiteloos prioriteiten stellen, ook wanneer verschillende dossiers tegelijk lopen.
• Daarnaast ben je discreet, betrouwbaar en professioneel. Je blijft kalm onder druk, bent stressbestendig, flexibel en zelfstandig, en behoudt steeds het overzicht.
• Je voelt je comfortabel in een digitale werkomgeving en bent vlot met Office 365. Kennis van Power BI is een troef.
• Tot slot ben je fulltime beschikbaar.