Personal Assistant | Management Assistant | West-Vlaanderen | Lange Termijn

Voor onze klant, gelegen in regio Roeselare gaan wij op zoek naar een Personal Assistant. Iemand die gewoon is om zich te bewegen in de wereld van Personal Assistant van bedrijfsleiders, discreet ingesteld, dit is een absolute must. Wij nemen enkel freelancers in aanmerking die in West-Vlaanderen wonen., 

Dit is een lange termijn opdracht van een halve dag per week, bij voorkeur te presteren op maandag- of donderdagvoormiddag, niet op dinsdag en vrijdag. Woensdag kan eventueel. De uren zijn eventueel uit te breiden op termijn of bij specifieke vragen of projecten. Startdatum uiterlijk begin Maart '26 in het kader van een overdracht met de huidige PA. 

Takenpakket:  

• • o Agendabeheer 
  • o Ontvangst facturen en scanning van documenten via OkiOki 
  • o Voorbereiden en klaarmaken van betalingen 
  • o Mailbox- en postbeheer voor alle familiale vennootschappen 
  • o Digitaliseren en archiveren van documenten (SharePoint/OneDrive)
  • o IT- en facilitaire ondersteuning 
  • o Basisconfiguratie en problemsolving van laptops, printers, wifi, telenet-aansluitingen  
  • o Bestellingen van kantoormateriaal
  • o Contact met IT-leveranciers en coördinatie kleine infrastructuurprojecten (bv. bouwkeet met airco en wifi) 
  • o Project-ondersteuning 
  • o Voorbereiding en opvolging verbouwing woonst (bouwcoördinator, nutsbedrijven, ABR- en andere verzekeringen) 
  • o Opvolgen van ad hoc dossiers zoals verhuisadministratie, bezoek families, onderhoud en draaiboek woning in Spanje 
  • o Financieel beheer familie-portefeuille 
  • o Contact met private banker/financial advisor 
  • o Bijhouden portefeuille en verrichtingen (aandelen, fondsen, private equity) 
  • o Transacties betalingen/stortingen uitvoeren Reizen en events 
  • o Boeken van vluchten en logies, visumaanvragen 
  • o Organiseren van vergaderingen, externe bijeenkomsten (teams, fysieke vergaderzaal) 
  • 
    
  • Belangrijk:
  • - Strikt beheer van administratieve processen en deadlines 
  • - Vlot schakelen tussen routine-- en ad hoc-opdrachten 
  • - Heldere en tijdige communicatie over voortgang, knelpunten of vertragingen 
  • - Discretie en vertrouwelijkheid gegarandeerd over alle privé- en financiële gegevens
  •  - Hands-on mentaliteit hebben: zelf initiatief nemen, een probleemanalyse uitvoeren en oplossingen aandragen 
  • - Flexibiliteit gewenst bij onvoorziene pieken - 
  • Geduldige coaching-vaardigheden (uitleg geven bij digitale tools, wachtwoordbeheer, IT--gebruik) 
  • - Vertrouwen en empathie zijn cruciaal