? VACATURE — Freelance Administratieve Medewerker (Hybride)

Ben jij een gestructureerde, zelfstandige en nauwkeurige admin-professional die graag orde brengt in creatieve bedrijven?
Heb je ervaring met administratie, planning en backoffice?
Dan ben jij misschien de freelancer die wij zoeken.

? Wie zijn wij?

X is een professionele fotostudio gespecialiseerd in zwangerschaps- en portretfotografie.
We draaien een hoog tempo, met veel shoots per week en een warm, persoonlijk contact met elke klant.
Daarom zoeken we iemand die op administratief vlak rust, overzicht en structuur brengt.

? Wat ga je doen? (Jouw taken)

Je ondersteunt de studio op administratief, organisatorisch en logistiek vlak.
Een greep uit je taken:

? Administratie

• facturen opmaken

• betalingen controleren

• onbetaalde facturen opvolgen

• bonnetjes verzamelen & digitaliseren

• documenten klaarzetten voor de boekhouder

• eenvoudige rapporten maken

? Operationele ondersteuning

• mailbox sorteren (belangrijke mails markeren voor de fotograaf)

• planning (agenda) dubbelchecken

• klantendatabase bijhouden

• digitale mappen en galerijen klaarzetten

? Logistiek (in de studio)

• verzendlabels printen

• pakketjes inpakken en versturen

• albums en prints controleren bij levering

• stock & materialen checken

? Samenwerking met team

• samenwerken met Stacha (intake) en Kris (albums)

• status van albums en bestellingen bijhouden

• wekelijkse rapportage aan Stefan

? Wat NIET tot je taken hoort

• geen klantcommunicatie

• geen verkoop

• geen creatieve of fotografische taken

• geen albumontwerp

? Werkvorm: Hybride

Het grootste deel van het werk kan van thuis uit.

? Thuis (70–80%)

• administratie

• boekhouding

• mailboxsortering

• planning check

• digitale organisatie

• rapportage

? Studio Mechelen (20–30%)

1 dag per week of 2 halve dagen:

• pakketjes

• labels

• voorraadcheck

• leveringen controleren

• fysiek werk dat niet op afstand kan

? Wat verwachten we van jou?

• je werkt zelfstandig en nauwkeurig

• je bent ordelijk en houdt van structuur

• je kan stiltes en piekmomenten aan

• je bent digitaal sterk (Drive, Excel, Gmail, …)

• je communiceert helder

• je kan prioriteiten inschatten

• je bent discreet en betrouwbaar

• je denkt proactief mee

? Wat bieden we?

• vaste freelance opdracht

• lange termijn samenwerking mogelijk

• flexibel werk (uren zelf in te delen)

• combinatie remote + in-studio

• samenwerken in een warme, respectvolle sfeer

• marktconforme vergoeding, afhankelijk van ervaring

? Uren & start

• gemiddeld 8–12 uur per week mogelijk uit te breiden naar 20u/week

• hybride werk

• start: zo snel mogelijk