2 à 3 dagen per weekrnNL/FR vereistrnonmiddellijk beschikbaar
Verslag – Administratieve Taken
1. Onthaal en klantenontvangst
– Verantwoordelijk voor een professioneel en klantvriendelijk onthaal van bezoekers.
– Klanten fysiek ontvangen op kantoor en hen begeleiden naar de juiste contactpersoon.
– Eerste aanspreekpunt voor vragen van klanten, zowel in persoon als telefonisch.
2. Telefonie
– Beantwoorden en doorverbinden van inkomende oproepen, o.a. voor het inplannen van afspraken.
– Registratie van telefonische communicatie: vermelding van collega, type gesprek, gereden kilometers (indien van toepassing), en input in het CRM-systeem.
3. Mailverkeer en planning
– Beheren van mailbox gericht op afspraken en planningen.
– Afstemmen van beschikbaarheden, bevestigen van afspraken met klanten en collega’s.
4. Administratieve ondersteuning vastgoed
– Input van nieuwe panden in interne systemen en database.
– Inplannen van bijhorende afspraken, aanvragen van EPC-attesten, verzamelen van verkoopdocumenten.
– Verwerken en beheren van fotomateriaal voor publicatie.
– Uploaden van panden op portaalwebsites ter lancering.
5. Huur- en verkoopdossiers
– Ondersteuning bij opstart van dossiers, met focus op eenvoudiger verkoop- en verhuurdossiers.
– Automatische input van huurcontracten controleren en aanvullen indien nodig.
6. Commerciële ondersteuning
– Begeleiden van expats of kandidaat-huurders: panden tonen, deuren openen, beperkte toelichting geven.
– Fungeren als aanspreekpunt namens de verhuurder ter plaatse.
Algemeen profiel
Deze rol vereist nauwkeurigheid, klantgerichtheid en een goed overzicht van administratieve processen binnen vastgoed.
