Personal Assistant / Virtual Assistant

Categorie : administratie

Ik ben op zoek naar een rechterhand die helpt bij het stroomlijnen en organiseren van mijn professionele leven en die mij daardoor helpt mijn missies te bereiken.

Wie ben ik?

Ik ben de oprichter van een digitale dermatologiepraktijk met als missie om mensen een gezonde huid te geven en te behouden en een investeringsfonds voor ondernemers door ondernemers dat investeert in Europese technologiebedrijven.

Waar wil ik op kunnen focussen?

Ik ben goed in het marketen van mijn activiteiten, nieuwe pistes verkennen en de evaluatie van cijfers. Hier ligt mijn grootste value-add en wil ik het meeste tijd aan besteden.

Wat gaan we samen doen?

Communication management: Ik manage momenteel 4 email inboxen, elk met 20-30 emails per dag. Daarnaast 2 Slack Channels en Whatsapp is ook voor 80% work related. We brengen orde in de communicatiechaos en helpt me met het spotten van de belangrijkste berichten, die we omzetten naar taken of projecten in Notion.
Calendar management: Zorg voor een strakke planning voor alle vergaderingen, events en afspraken die op de agenda staan. We bespreken hoe een perfecte week er zou uit zien en werken daar naartoe.
Travel en event management: Zorg voor de planning van alle trips en events - van het boeken van tickets tot het regelen van de leukste locaties. Ik reis gemiddeld 1x per maand en organiseer 1 professioneel event per jaar (50 attendees), meestal in het buitenland.
Social media management: Ik krijg vaak de vraag om meer te delen, “thought leader” te zijn. Daar heb ik momenteel geen tijd voor. De tijd die vrijkomt dankzij jou kunnen we besteden aan kennis en ervaringen doorgeven. Jij kan helpen bij het afwerken van content.
Persoonlijk Initiatief: Heb je een oog voor verbeteringen? Ik sta open voor frisse ideeën om onze dagelijkse routines en werkprocessen nog soepeler te laten lopen!

Hoe manage ik dit vandaag?

Ik ben een Kolbe quickstarter (score 9). Ik heb mijn natuurlijke neiging om voor shortcuts and instant solutions te gaan in goede banen geleid door mijn leven te structureren met de Bullet Journal en Notion. Ik heb iemand nodig die complementair is en van nature een planner met oog voor afwerking is.

Beschikbaarheid

10u-15u per week
Remote met occasionele fysieke meeting tussen Gent-Brussel.
Iedere dag hebben we een korte check-in om de organisatie te overlopen.
Mogelijkheid om op te schalen.

Vereisten