• Je ondersteunt de Project Management Office (PMO) door:
o Bij te dragen aan maandelijkse project portfolio rapportering
o Mee te denken aan en het uitvoeren van procesoptimalisaties
o Controle uit te voeren op de data kwaliteit en het opvolgen van acties die hieruit voortvloeien
• Je ondersteunt de directie en het senior management bij de voorbereiding van dossiers/ documenten (administratief en/of inhoudelijk) voor interne of externe vergaderingen.
• Je regelt zelfstandig van a-z één of meerdere specifieke dossiers.
• Je neemt als verslaggever en/of als actief lid deel aan diverse managements- en/of directievergaderingen, notuleert en/of geeft input en feedback. Je maakt de verslagen op, laat deze goedkeuren en deelt deze mee.
• Je beheert en coördineert de agenda, je staat in voor het organiseren van meetings met interne en externe partijen, en het organiseren van zakenreizen en events. Je creëert orde en structuur in een turbulente, snel wijzigende omgeving.
• Je bent het aanspreekpunt van jouw departement en de contactpersoon voor interne en externe partijen. Je filtert telefoongesprekken, en handelt de aanvragen zo mogelijk zelf af of volgt ze op. Je beoordeelt binnenkomende mails, bereidt de antwoorden voor en/of volgt ze op. Je neemt belangrijke nota's, brieven en memo's op en typt ze uit en/of stelt zelf de te verzenden correspondentie, memo's, nota's op.
• Je stelt presentaties samen op basis van de geleverde informatie en/of geeft zelf input.
• Je maakt vertalingen van diverse documenten.
• Je staat in voor de opvolging van de budgetten en andere diverse administratief-ondersteunende taken.
• Je verzamelt en ordent documenten, houdt klassementen up-to-date, biedt administratieve ondersteuning aan andere diensten, bereidt vergaderingen administratief voor (bijv. reserveren vergaderzalen).
• Samen met de Assistants van de andere directieleden neem je deel aan het interne assistant platform om best practices uit te wisselen.
• meewerken aan het optimaliseren van (administratieve) processen binnen het departement
Thuiswerk mogelijk
Profiel
· 3 talig (Eng/Fr/Nl), zowel geschreven en mondeling
· Min 5 jaar ervaring als (management) assistent
· Assertief
· Out of the box thinker
· Probleem oplossend denken
· Zeer goede kennis van Microsoft Office (Excel, PPT, Word)
· Kennis van AX en Planview is een plus
