Temporary Assistant to Managing Director

Categorie : administratie

Als Assistant van de Managing Director ben je een echte 'duizendpoot'. Je ondersteunt zoveel mogelijk de MD en het leadership team met verschillende taken. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers. Je krijgt te maken met veel vertrouwelijke informatie waarmee je op de juiste manier moet omgaan. 

Rapporteren en opvolging van de Leadership vergaderingen: binnen gestelde deadlines de nodige acties ondernemen om de vergaderingen van het Leadership team perfect te laten verlopen en de nodige opvolgingen te doen.:

  • verzamelen van de nodige vergaderstukken 
  • uitwerken en voorbereiden van agendapunten van de meeting 
  • opstellen van een gedetailleerd verslag en van de actiepunten & deadlines 
  • opvolgen van actiepunten en deadlines bij de leden van het leadership team
  • praktisch organiseren van de LT meetings
  • iedereen van het LT tijdig informeren over alle noodzakelijke zaken

Dagelijks beheer secretariaat van de Managing Director: op een efficiënte manier het dagelijks secretariaat van de Managing Director verzekeren:

  • opvolgen en beheren van binnenkomende en uitgaande post 
  • zelfstandig beheer van mailverkeer 
  • organiseren van LT-activiteiten en meetings 
  • beheren van klassement
  • regelen van alle afspraken
  • dagelijks overleg met de Managing Director
    • opvolgen van alle correspondenties
    • ontvangen en begeleiden van bezoekers 
    • regelen van lunches, diner, recepties
    • boeken van zakenreizen voor het leadership team 
    • efficiënt beheren van de agenda van Managing Director via optimaal gebruik in Outlook 
    • nauwkeurig uitvoeren van opdrachten binnen de vastgelegde tijdslimieten
    • de juiste prioriteiten stellen en de nodige afspraken hierrond maken en opvolgen
    • plannen en organiseren van interne en externe meetings
    • opvolgen van de gemaakte afspraken

Samenwerking met HR: samenwerken met de HR Director aan bepaalde projecten van HR waar een organisatorische of administratieve ondersteuning nodig is. Het mee organiseren op een creatieve manier van personeelsevenementen binnen de vooropgestelde budgetten zoals o.a. het  Nieuwjaarsfeest. Ondersteunen bij activiteiten zoals Happy Hour ea. Aankoop van de nodige zaken bij oa Kerst, Pasen. 

Organiseren & coördineren van het office management: het beheren van een efficiënt office management binnen de vooropgestelde budgetten:

  • analyseren, verbeteren en uitvoeren van aankoopbeleid van bureelbenodigheden, drukwerk, bureelmeubilair en allerlei andere benodigdheden 
  • coördineren en aansturen van de schoonmaakploeg en toekijken op hun werk
  • coördineren van eventuele bedrijfsuitbreiding of aanpassingswerken met interne en externe contactpersonen
  • opvolgen en sturen van interne afspraken met het personeel
  • toezien op de netheid en reinheid van de kantoren en indien nodig acties ondernemen 
  • organiseren en coördineren van de receptie
Onze opdrachtgever is een bekend farmaceutisch bedrijf, marktleider in zijn domein van specialisatie. De sterke betrokkenheid van de medewerkers is kenmerkend voor de bedrijfscultuur. Het kantoor is gelegen in het noorden van Brussel - Laken (dicht bij de Ring), gemakkelijk bereikbaar met de auto en het openbaar vervoer (metro of tram).

Aanbod:
  • een tijdelijk contract van 6 maanden, van 7/11/2022 tot 5/5/2023 (vervanging bevallingsverlof). Deze vacature staat ook open voor freelancers.
  • een voltijds of 4/5de contract met flexibele werkuren en een zekere mogelijkheid tot thuiswerk
  • een sleutelfunctie in een zeer dynamisch bedrijf binnen een boeiende en toekomstgerichte sector
  • een hecht team van gedreven en enthousiaste collega's
  • een werkgever met oog voor een gezonde levensstijl, waar ruimte is voor plezier en een goede balans werk-privé
  • mooie en moderne kantoren, vlot bereikbaar met de wagen (parking) en tram of metro 
Gezocht:
  • vlot tweetalig Nederlands-Frans, met goede kennis van het Engels
  • kennis MS Office, outlook, web-based reporting
  • Flexibel en stressbestendig 
  • Sterke communicatievaardigheden 
  • Problem solving 
  • Voorbeeldfunctie & discretie 
  • Organisator

Info

Datum opdracht : 27-09-2022
Regio : Vlaams-Brabant
Plaats : Diegem
Duur project : > 4 weken
Locatie : Deels bij klant - deels op kantoor freelancer
Status : Open

Profiel :

Contact

Voor meer info over deze job