Management assistant

Als Management Assistant speel je een sleutelrol in de dagelijkse organisatie van de afdeling.

Jouw verantwoordelijkheden bestaan uit:

• beheer van de  agenda  voor de vice president en andere leden van de groep (ongeveer 40 personen): plannen van gesprekken en vergaderingen, boeken van vergaderzalen, catering en restaurants, registratie van bezoekers, oplossen van agenda conflicten, etc..
• Maandelijkse rapportering - Proactieve opvolging van verschillende workflows ( Aankoopaanvragen, Reisaanvragen, externe werkkrachten, Zendingsaanvragen, Nieuwkomers, ...)
• Organiseren en beheren van reisarrangementen; voorbereiden van belangrijke documenten waaronder visa, correspondentie (uitnodigingsbrieven).
• Beheer van de documentencentra van de verschillende groepen en van de TEAMS Workspaces
• Notuleren bij vergaderingen
• Ondersteunen bij de organisatie van verschillende teamevenementen
• Back-up zijn voor de collega's
• Af en toe projectwerk

What's in for you?

Onze klant voorziet een opdracht van 6 maanden, werkregime tussen 75% en 80 %
Na opleiding is werken op afstand mogelijk, zoals gedefinieerd in de huidige COVID-maatregelen

.Benieuwd of je in aanmerking komt? Lees snel verder.

• Heb jij een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring & heb je  bij voorkeur ervaring als Management Assistent?
• Ben jij sterk in het stellen van piroriteiten en heb je sterke administratieve en organisatorische vaardigheden?
• Je hebt een goede beheersing van MS Office-toepassingen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, TEAMS,...)
• Je hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel
• Daarnaast:
• Je bent zeer accuraat, proactief en communicatief vaardig
• Je bent een echte teamplayer
• Je bent flexibel in veranderende omstandigheden, en stressbestendig
• Discretie in de omgang met vertrouwelijke zaken
• Uitstekend oog voor detail; snel en accuraat kunnen werken onder druk
• Interpersoonlijk inzicht en probleemoplossend vermogen