Wij willen de beste oplossing bieden voor haar klanten. Daarom werken we met een klein maar fijn team van freelancers die we inzetten bij onze opdrachtgevers. Vandaag is dat een Vlaamse overheidsinstelling in Brussel. We vullen onze ploeg graag aan met jouw expertise. Lees mee, reageer via de knop hieronder of deel de opdracht met iemand voor wie de opdracht op het lijf is geschreven.
De opdracht
De focus van de opdracht overzicht en structuur brengen in de digitale informatieomgeving. Het uiteindelijke doel van de freelance opdracht is om de Sharepoint omgeving(en) op te schonen, een nieuwe digitale structuur uit te werken, duidelijke informatie- en beheersafspraken in te voeren en de samenwerking met interne en externe medewerkers te stroomlijnen.
Als informatiebeheerder ben jij de spil in dit project. Je ondersteunt de organisatie tijdelijk door mee te bouwen aan een toekomstgericht en duurzaam informatiebeheer. Het resultaat van de opdracht is 2-ledig:
- een raamwerk creëren voor een nieuwe digitale informatie- en toegangsstructuur met richtlijnen en processen
- het raamwerk praktisch integreren door de nieuwe digitale structuur op te zetten, te vullen, adoptie te begeleiden en uiteindelijk over te dragen.
Je takenpakket:
De opdracht is adviserend en operationeel uitvoerend, beiden wisselen elkaar af. Je start met een briefing en analyse van de situatie. Daarna stel je, in overleg, prioriteiten op en een plan van aanpak.
- Het startpunt is een grondige inventarisatie van de huidige situatie en in kaart brengen van de behoeften van gebruikers en leidinggevenden. Dit gebeurt door middel van gerichte gesprekken en observaties, om zo een compleet beeld te vormen van zowel de huidige praktijk als de gewenste situatie.
- Je werkt verder op wat reeds bestaat. Er zijn o.a. aanspreekpunten voor gesprekken, er is een werkgroep van informatiebeheerders, er zijn een aantal good practices, er is een theoretisch kader voor het bewaren van documenten, er is toegangsbeheer mogelijk (de afspraken rond rechten moeten nog worden gemaakt).
- Daarna wordt een raamwerk uitgewerkt voor het beheer van digitale informatie en toegangsrechten, met een duidelijke structuur die aansluit bij de nieuwste mogelijkheden en best practices van platformen zoals SharePoint, inclusief het gebruik van metadata. Dit raamwerk zorgt ervoor dat informatie efficiënt beheerd, eenvoudig teruggevonden en veilig gedeeld kan worden.
- Naast het ontwerp van het raamwerk omvat de opdracht ook de implementatiefase: het opzetten van processen en werkafspraken, het aanpassen van toegangsrechten, het monitoren van het gebruik, en aanpassing op basis van feedback en voortschrijdend inzicht. Het proces wordt ondersteund door het verzorgen van trainingen en begeleiding voor gebruikers, zodat het beheer op lange termijn gewaarborgd is.
Wat breng je mee?
Je bent een denker én een doener. Je beschikt over grondige kennis van digitale samenwerkingsplatformen, in het bijzonder moderne SharePoint-omgevingen. Je hebt ervaring met het structureren en organiseren van digitale informatiestromen en bent vaardig in het voeren van gesprekken met diverse stakeholders om hun behoeften helder te krijgen. Daarnaast ben je communicatief sterk, kun je mensen meenemen in veranderingen en geef je duidelijke, gerichte trainingen.
Je beschikbaarheid
Je bent 4 à 5 dagen per week beschikbaar gedurende een periode van ongeveer 5 maanden. We mikken op een opstart in december/januari maar in onderling overleg, zodat dit goed aansluit op jouw planning en die van de opdrachtgever. Je werkt vanuit Brussel (postcode 1210), met de mogelijkheid om hybride te werken: deels op kantoor en deels van thuis uit.
The next step:
- laat weten dat jij de freelancer bent die we zoeken via Freelance Network
- we bezorgen je een formulier
- vul het formulier aan met je profiel en alle extra info die je waardevol vindt
- gesprekken plannen we op 8/12 (nm) en 11/12 (vm)
- je kan rekenen op onze feedback
